Komunikasi dalam Manajemen – Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.
Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekadar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.
Perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Proses Komunikasi
- Pengirim atau sumber berita, mengawali komunikasi. Dalam sebuah organisasi pengirim dapat berupa seorang dengan informasi, kebutuhan, atau keinginan dan dengan tujuan mengomunikasikan kepada satu atau beberapa orang lain.
- Penerima adalah orang yang inderanya menerima pesan dari pengirim, bisa terdiri dari satu orang atau dalam jumlah yang banyak.
- Pesan (message), informasi yang sudah disandikan dikirimkan oleh pengirim kepada penerima.
- Penyandian (encoding) adalah penerjemahan informasi menjadi serangkaian simbol untuk komunikasi.
- Pengartian (decoding), interprestasi dan penerjemahan suatu pesan menjadi informasi yang berarti.
- Gangguan (noise), segala suatu yang membingungkan, mengganggu, atau menyampuri komunikasi.
- Saluran (channel), medium komunikasi formal antara seseorang pengirim dan seorang penerima.
Komunikasi Organisasi
Menurut Raymond V. Lesikar, ada empat faktor yang memengaruhi efektivitas komunikasi organisasi, yaitu:
- Saluran Komunikasi Formal. Memengaruhi efektivitas komunikasi melalui dua cara:
- Liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi.
- Saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi.
- Struktur wewenang organisasi, perbedaan kekuasaan dan status dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi.
- Spesialisasi Jabatan, para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama.
- Pemilikan informasi. Informasi dan pengetahuan unik yang dimiliki oleh individu tertentu menyangkut pekerjaan mereka.
Saluran Komunikasi dalam Organisasi
- Komunikasi Vertikal
- Komunikasi ke bawah (downward communication), dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini. Tujuannya untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, saran dan penilaian ke bawahan serta memberikan informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
- Komunikasi ke atas (upword communication): menyuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan.
- Komunikasi Lateral dan Informal
- Komunikasi lateral (komunikasi ke samping). Biasanya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antara anggota kelompok kerja, antara satu kelompok kerja dengan kelompok kerja yang lain, antara anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuannya adalah untuk melakukan koordinasi antara departemen dan memecahkan masalah.
- Komunikasi informal. Komunikasi di dalam sebuah organisasi yang tidak disetujui secara resmi. Salah satu bentuknya adalah rantai desas-desus (grapevine chains). Desas-desus dalam organisasi terdiri dari beberapa jaringan komunikasi informal yang saling tumpang tindih dan berpotongan di sejumlah titik, artinya beberapa orang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi bagian jaringan informal.
- Komunikasi Diagonal.
- Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.
Hambatan Komunikasi dalam Manajemen
- Hambatan Organisasional
- Tingkatan hierarki. Bila organisasi tumbuh, strukturnya berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi berita menjadi berkurang ketepatanya karena harus melalui beberapa jenjang organisasi.
- Wewenang manajerial. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat mengancam kedudukan mereka.
- Spesialisasi. Perbedaan fungsi, kepentingan, dan istilah pekerjaan dapat membuat orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia berbeda.
- Hambatan Antarpribadi.
- Persepsi selektif.
- Status komunikator.
- Keadaan membela diri.
- Pendengaran lemah.
- Ketidak-tepatan bahasa.
Komunikasi yang Efektif
Manajer memiliki peranan penting dalam proses komunikasi. Salah satu upaya efektif dalam komunikasi adalah penggunaan umpan-balik.
Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di samping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan didapatkannya.
Demikian Komunikasi dalam Manajemen, semoga bermanfaat.