Perencanaan Karier dalam Organisasi

Perencanaan Karier dalam Organisasi – Dalam organisasi perencanaan karier adalah hal yang perlu dilakukan demi keberlangsungan organisasi yang bersangkutan. T. Hani Handoko menjelaskan bahwa suatu karier adalah semua pekerjaan (atau jabatan) yang dipunyai (atau dipegang) selama kehidupan kerja seseorang.

Konsep Karier

Literatur ilmu pengetahuan mengenai perilaku (behavioral science) pada umumnya menggunakan istilah karier dengan tiga pengertian.

Karier sebagai suatu urutan promosi atau pemindahan (transfer) lateral ke jabatan-jabatan yang lebih menuntut tanggung-jawab atau ke lokasi-lokasi yang lebih baik dalam atau menyilang hierarki hubungan kerja selama kehidupan kerja seseorang.
Karier sebagai penunjuk pekerjaan-pekerjaan yang membentuk suatu pola kemajuan yang sistematik dan jelas – jalur karier. Sebagai contoh, dalam profesi pemrosesan data, jalur karier lazimnya dimulai dengan operator komputer dan kemudian meningkat menjadi pemrogram junior pemrogram, pemrogram senior, analis dan pemrogram junior, analis dan pemrogram, analis sistem, analis senior, pemimpin proyek, manajer departemen sistem, dan wakil direktur bidang pelayanan informasi.
Karier sebagai sejarah pekerjaan seseorang, atau serangkaian posisi yang dipegangnya selama kehidupan kerja. Dalam konteks ini, semua orang dengan sejarah kerja mereka disebut mempunyai karier.

Tidak sedikit orang gagal mengelola karier mereka, karena mereka tidak memperhatikan konsep-konsep dasar perencanaan karier ini. Mereka tidak memahami bahwa sasaran-sasaran karier dapat memacu karier mereka dan menghasilkan sukses yang lebih besar.

Departemen Personalia dan Perencanaan Karier

Departemen personalia harus mampu mengambil peranan aktif dalam perencanaan karier karyawan. Perencanaan karier perlu ditangani karena rencana-rencana sumber daya manusia menunjukan berbagai kebutuhan staffing organisasi di waktu yang akan datang dan berkaitan dengan kesempatan-kesempatan karier.

Selain itu, manajer personalia selalu berkepentingan dengan kesempatan-kesempatan latihan atau pengembangan. T. Hani Handoko menjelskan, berbagai manfaat yang akan diperoleh bila departemen personalia terlibat dalam perencanaan karier, yaitu:

Mengembangan Para Karyawan yang Dapat Dipromosikan. Perencanaan karier membantu untuk mengembangkan suplai karyawan internal.
Menurunkan Perputaran Karyawan. perhatian terhadap karier individual akan meningkatkan kesetiaan organisasional dan, oleh karena itu, menurunkan perputaran karyawan.
Mengungkap Potensi Karyawan. Perencanaan karier mendorong para karyawan untuk lebih menggali kemampuan-kemampuan potensial mereka karena mereka mempunyai sasaran-sasaran karier tertentu.
Mendorong Pertumbuhan. Berbagai rencana dan sasaran karier memotivasi para karyawan untuk tumbuh dan berkembang.
Mengurangi Penimbunan. Tanpa perencanaan karier, para manajer akan mudah “menimbun” bawahan-bawahan kunci yang berketrampilan dan berprestasi kerja tinggi. Perencanaan karier menyebabkan karyawan manajer dan departemen personalia menjadi sadar akan kualifikasi karyawan.
Memuaskan Kebutuhan Karyawan. Dengan sedikit penimbunan dan meningkatnya kesempatan-kesempatan untuk tumbuh bagi karyawan, kebutuhan-kebutuhan penghargaan individual, seperti penghargaan dan prestasi, akan lebih terpuaskan.
Membantu Pelaksanaan Rencana-rencana Kegiatan yang Telah Disetujui. Perencanaan karier dapat membantu para anggota kelompok agar siap untuk jabatan-jabatan yang lebih penting. Persiapan ini akan membantu pencapaian rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui.

Dalam praktik, departemen personalia mendorong perencanaan karier dengan tiga cara: melalui pendidikan karier, penyediaan informasi, dan konseling.

Pendidikan Karier

Dalam kenyataannya, banyak karyawan yang kurang atau tidak tahu tentang perencanaan karier. Mereka sering tidak mengetahui kebutuhan dan keuntungan-keuntungan perencanaan karier.

Karyawan juga sering mempunyai informasi yang diperlukan untuk membuat rencana-rencana karier mereka secara sukses. Departemen personalia bertugas untuk mengatasi kedua keterbatasan tersebut.

Departemen personalia dapat menigkatkan kesadaran karyawan akan pentingnya perencanaan karier melalui berbagai macam teknik pendidikan. Sebagai contoh, pidato-pidato pengarahan, edaran-edaran, dan memorandum dari para manajer puncak bisa menstimulasi karyawan pada biaya rendah.

Selain itu, berbagai lokakarya dan seminar tentang perencanaan karier meningkatkan minat karyawan dengan mengemukakan konsep-konsep pokok yang berhubungan dengan perencanaan karier.

Kegiatan-kegiatan semacam itu dapat membantu karyawan untuk menetapkan sasaran-sasaran karier, mengidentifikasikan jalur-jalur karier dan mengungkap upaya-upaya pengembangan karier.

Kegiatan pendidikan karier tersebut dapat dilengkapi dengan informasi perencanaan karier yang dicetak atau direkam. Bila departemen personalia tidak mempunyai staf yang diperlukan untuk melaksanakan program-program pendidikan, perusahaan bisa menggunakan konsultan.

Informasi pada Perencanaan Karier

Departemen personalia idealnya memberikan kepada karyawan berbagai informasi yang mereka butuhkan untuk merencanakan karier. Sebagian besar informasi ini telah tersedia sebagai bagian sistem informasi sumber daya manusia.

Sebagai contoh, deskripsi dan spesifikasi jabatan adalah informasi yang sangat berguna bagi seorang karyawan yang sedang mencoba untuk mengestimasi sasaran-sasaran kariernya. Departemen personalia juga dapat mengidentifikasikan lowongan-lowongan pekerjaan di waktu yang akan datang melalui rencana-rencana kepegawaian.

Bila perkerjaan-pekerjaan yang berbeda memerlukan ketrampilan-ketrampilan yang sama, maka disebut job families. Jalur-jalur karier dalam suatu “keluarga” pekerjaan membutuhkan tambahan latihan sedikit karena ketrampilan-ketrampilan setiap pekerjaan sangat berkaitan.

Dengan tersedianya informasi tentang “keluarga” pekerjaan, para karyawan dapat menemukan berbagai jalur karier yang feasble. Mereka kemudian dapat mengevaluasi jalur-jalur karier tersebut dengan bertanya kepada karyawan lain yang pernah memegang jabatan-jabatan yang ada sepanjang jalur.

Departemen personalia juga dapat mendorong perencanaan karier melalui penyediaan informasi tentang berbagai alternatif jalur karier. Informasi ini mencangkup juga persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi.

Konseling Karier

Untuk membantu para karyawan menetapkan sasaran-sasaran karier dan menentukan jalur-jalur yang tepat, departemen personalia bisa menawarkan bimbingan karier. Bimbingan ini hendaknya dilakukan oleh pembimbing yang cakap sebagai sumber sasaran.

Pembimbing atau konselor bisa saja hanya perlu mendengarkan minat karyawan memberikan informasi pekerjaan tertentu. Atau pembimbing bisa membantu para karyawan menyingkap minat mereka dengan melakukan dan menginterpretasikan tes-tes bakat dan keterampilan.

Pembimbing karier perlu menyadari bahwa suatu karier hanyalah merupakan bagian dari rencana hidup seseorang, sehingga rencana karier yang disarankan seharusnya merupakan bagian integral rencana hidup tersebut. Ini berarti bahwa bimbingan karier mencangkup penilaian diri karyawan.

Selain rencana hidup, penilaian diri juga meliputi persediaan diri. Komponen-komponen persediaan diri menyangkut semua bakat dan minat kerja, serta berbagai keterampilan dan kecakapan karyawan.

Jika pembimbing karier dapat memperoleh hasil evaluasi diri yang terinci dan jujur, maka hal ini akan membantu untuk memusatkan pemikiran mereka tentang kekuatan dan kelemahan dirinya.

Kemudian para karyawan juga dapat memadukan kemampuan dan keinginan mereka dengan informasi karier yang tersedia.

Suatu rencana karier yang memadukan keinginan karyawan dengan jalur karier yang paling sesuai dengan kenyataan bisa merugikan bila faktor-faktor lingkungan diabaikan.

Oleh karena itu, pembimbing karier perlu memberikan informasi kepada karyawan kemungkinan adanya perubahan-perubahan lingkungan yang akan memengaruhi karier mereka. Contohnya adalah, perubahan teknologi pemrosesan kata (word procesing) akan memengaruhi karier karyawan bidang pengetikan.

Pengembangan Karier Karyawan

Implementasi rencana-rencana karier memerlukan pengembangan karier. Menurut T. hani Handoko, pengembangan karier merupakan upaya-upaya pribadi seorang karyawan untuk mencapai suatu rencana karier.

Kegiatan-kegiatan ini mungkin didukung departemen personalia, atau tidak tergantung pada departemen. Berikut cara-cara yang dapat digunakan para karyawan dalam pengembangan karier, dan kemudian dirinci peranan departemen personalia dalam kegiatan-kegiatan tersebut.

Pengembangan Karier Individual

Titik awal pengembangan karier dimulai dari diri karyawan. Setiap orang bertanggung-jawab atas pengembangan atau kemajuan kariernya masing-masing. Setelah komitmen pribadi dibuat, beberapa kegiatan pengembangan karier dapat dilakukan. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi:

Prestasi Kerja
Kegiatan paling penting untuk memajukan karier karyawan adalah prestasi kerja yang baik, karena hal ini mendasari semua kegiatan pengembangan karier lainnya. Kemajuan karier sangat tergantung pada prestasi kerja (performance).
Exposure
Kemajuan suatu karier juga ditentukan oleh exposure. Exposure berarti menjadi terkenal oleh orang-orang yang memutuskan promosi, transfer dan kesempatan-kesempatan karier lainnya. Tanpa exposure, karyawan yang berprestasi baik, bisa saja tidak memperoleh kesempatan untuk mencapai sasaran-sasaran kariernya. Para manajer mendapatkan exposure terumata melalui prestasi, laporan-laporan tertulis, presentasi lisan, kerja panitia, pelayanan masyarakat, atau bahkan lama jam kerja mereka.
Permintaan Berhenti
Jika seorang karyawan melihat kesempatan karier yang lebih besar ditempat lain, permintaan berhenti mungkin merupakan suatu cara untuk mencapai sasaran-sasaran karier. Banyak karyawan terutama para manajer profesional berpindah-pindah perusahaan sebagai bagian strategi karier mereka. Bila hal itu dilakukan secara efektif, mereka biasanya mendapatkan promosi, kenaikan gaji, dan pengalaman baru. Permintaan berhenti untuk melanjutkan karier di perusahaan lain sering disebut leveraging. Bagaimanapun juga, jika teknik ini terlalu sering digunakan akan merugikan karyawan itu sendiri.
Kesetiaan Organisasional
Dalam banyak organisasi, orang-orang meletakkan kemajuan karier tergantung pada kesetiaan organisasional. Kesetiaan organisasional rendah pada umumnya ditemui pada diri para sarjana baru (yang mempunyai pengharapan tinggi, sehingga sering kecewa dengan perusahaan pertama mereka) dan para profesional (yang kesetiaan pertamanya adalah pada profesi mereka). Dedikasi jangka panjang terhadap perusahaan yang sama akan menurunkan tingkat perputaran tenaga kerja.
Mentors dan Sponsors
Mentor adalah seseorang yang menawarkan bimbingan karier informal. Karyawan atau mentor dalam perusahaan menyadari bahwa hubungan diantara mereka ada dan berguna bagi pengembangan karier. Jika mentor dapat menominasi karyawan untuk kegiatan-kegiatan pengembangan karier, seperti program-program latihan, transfer, atau promosi, maka dia menjadi sponsor. Sponsor adalah seseorang dalam organisasi yang dapat menciptakan kesempatan-kesempatan pengembangan bagi orang-orang lain. Sering sponsor karyawan adalah atasan langsung.
Kesempatan-kesempatan untuk Tumbuh
Bila karyawan meningkatkan kemampuan, contoh melalui program latihan, pengambilan kursus-kursus atau penambahan gelar, maka berarti mereka memanfaatkan kesempatan untuk tumbuh. Hal tersebut berguna, baik dengan departemen personalia dalam pengembangan sumber daya manusia internal maupun bagi pencapaian rencana karier karyawan.

Peranan Departemen Personalia dalam Pengembangan Karier

Pengembangan karier idealnya tidak hanya tergantung pada usaha-usaha individual saja, karena hal itu tidak selalu sesuai dengan kepentingan organisasi. Sebagai contoh, karyawan mungkin minta berhenti dan pindah ke perusahaan lain. Atau karyawan bisa tidak acuh terhadap kesempatan-kesempatan karier mereka dan kebutuhan-kebutuhan staffing organisasi.

Untuk mengarahkan pengembangan karier agar menguntungkan organisasi dan karyawan, departemen personalia sering mengadakan program-program latihan dan pengembangan bagi para karyawan.

Selain itu, departemen personalia perlu mengusahakan dukungan manajemen, memberikan umpan balik kepada karyawan dan membangun suatu lingkungan kerja yang kohesif untuk meningkatkan kemampuan dan keinginan karyawan dalam melaksanakan pengembangan karier.

Dukungan Manajemen

Berbagai usaha departemen personalia untuk mendorong pengembangan karier akan mempunyai dampak kecil tanpa dukungan dari para manajer. Komitmen oleh manajemen puncak adalah krusial untuk mendapatkan dukungan para manajer lainnya.

Umpan Balik

Tanpa umpan balik tentang upaya pengembangan karier mereka adalah sulit bagi para karyawan untuk meneruskan persiapan bertahun-tahun yang kadang-kadang dibutuhkan untuk mencapai sasaran-sasaran karier. Departemen personalia dapat memberikan umpan balik ini dalam beberapa cara.

Pertama adalah dengan memberitahukan kepada karyawan secara periodik mengenai prestasi kerja mereka. Untuk melaksanakan hal ini, banyak departemen personalia mengembangkan berbagai prosedur evaluasi.

Bila prestasi kerja buruk, umpan balik ini memungkinkan karyawan untuk memperbaiki usaha-usaha atau menyesuaikan rencana pengembangan interior mereka.

Tipe umpan-balik lain berkaitan dengan program penempatan. Seorang yang lama tidak dipromosikan akan merasa bahwa pengembangan kariernya tidak berguna.

Calon yang tidak berhasil untuk mengisi lowongan pekerjaan internal harus diberitahu mengapa mereka belum memperoleh kesempatan karier. Umpan balik ini mempunyai tiga tujuan:

Untuk menjamin para karyawan yang tidak dipromosikan bahwa mereka masih bernilai dan akan dipertimbangkan untuk promosi-promosi selanjutnya, bila mereka “qualifier”.
Untuk menjelaskan mengapa mereka tidak terpilih.
Untuk menunjukkan apa kegiatan-kegiatan pengembangan karier yang harus diambil.

Kelompok-kelompok Kerja Kohesif

Bagi para karyawan yang ingin mencapai suatu karier dalam organisasi, mereka harus merasa bahwa organisasi adalah lingkungan yang memuaskan.

Jika mereka merasa sebagai bagian kelompok kerja kohesif, usaha-usaha pengembangan karier mereka akan lebih terarah menuju peningkatan kesempatan-kesempatan karier dalam organisasi.

Demikian Perencanaan Karier dalam Organisasi, semoga bermanfaat.